DMS-leveranciers: op welke verschillen let je bij het maken van een selectie?

Oorspronkelijke publicatie: DMS-leveranciers: waar moeten bedrijven op letten bij deze keuze?

Mijn ervaring is dat de selectie van een DMS leverancier voornamelijk zich toespitst op branche ervaring die de leverancier heeft en dan voornamelijk kennis heeft vande speciufiek werkprocessen die er spelen in de branche. Overheid en zorg hebben hele andere specifieke eisen dan bijvoorbeeld een technisch engineeringsbureau. Daarnaast is de kwaliteit van hun systeem dus architectuur, manier van filling, archiving en versiebeheer belangrijk. Je wilt zeker als je met multi-disciplinaire teams of op meerdere locaties werkt snel en makkelijk documenten terug kunnen vinden. Vraag tenslotte naar hun installed base en kijk of je een referentie bezoek kan doen of misschien hebben ze een gebruikersgroep.

Bij de selectie van een DMS zou de eerste vraag aan een fabrikant of leverancier moeten zijn hoe snel je bij ze weg kan. Mocht een systeem niet aan de verwachtingen voldoen, dan kan er altijd nog zonder al te veel schade naar een alternatief worden uitgeweken. Men laat graag de voordeur zien, maar de achterdeur is minstens zo interessant. Een vendor lock-in kan een hoop narigheid veroorzaken. Bij het selecteren van een DMS hoort ook het minimaliseren van risico’s. Als je gaat trouwen, is het ook niet leuk om de huwelijkse voorwaarden te bespreken, maar kan wel verstandig zijn.